GDPR
TIETOSUOJASELOSTE
- yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laatimispvm: 23.01.2023/ päivitetty: 17.6.2025
1. Rekisterinpitäjä
Yhdistys: KESIVA Perhehoitajat ry
Jyväskylä
Puhelin:
Sähköposti: kesivaperhehoitajat@gmail.com
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Paula Kuivakangas
Puhelin: 044-5553446
Sähköposti: paula.kuivakangas@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja lehtirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen säilytysaika.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu yhdistyksen jäsenyyden perusteella (yhdistyslaki).
Yhdistyslaissa luetellaan tiedot, jotka yhdistyksen tulee ilmoittaa jäsenrekisteriin merkittäviksi. Jäsenistä pidetään jäsenluetteloa.
Lisäksi henkilötietoja käsitellään tiedotustoiminnassa, kuten jäsentiedotteet, yhdistyksen itsensä tai yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa järjestämät tapahtumat ja koulutukset. Tapahtumista ja koulutuksista kootaan osallistujalistoja sekä muita tapahtuman järjestämiseen tarvittavia tietoja. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tapahtumien ja koulutusten osallistujalistoja säilytetään niiden järjestelyjen vaatiman ajan, kuitenkin enintään 12 kuukauden ajan (tapahtuman/koulutuksen käytännön järjestelyitä varten ja tapahtumaan liittyvään yhteydenpitoon, esim. palautekyselyihin sekä esitysmateriaalien ja linkkien jakamiseen, laskutusta varten).
5. Rekisterin tietosisältö
Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
Jäsenen perustiedot: täydellinen nimi, syntymäaika, perhehoitajuuden laji ( lasten-, ikäihmisten perhehoito jne.)
Jäsenen kotipaikka
Jäsenen yhteystiedot: postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Perhehoidon muoto (lasten, vammaisten henkilöiden, ikäihmisten perhehoitaja)
Jäsenyyden alkamisajankohta
6. Mistä tiedot saadaan?
Yhdistyksemme saa tiedot henkilöltä itseltään hänen liittyessään yhdistyksen jäseneksi.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset.
Luovutamme henkilötiedot Perhehoitoliitto ry:lle, joka hoitaa jäsenlaskutuksen (tietojen käsittely) ja ylläpitää lehtirekisteriä, jonka perusteella jäsenet saavat jäsenetuna Perhehoito -lehden. Perhehoitoliitolla on käsittelysopimus Flo Apps Oy:n kanssa, jonka tuotealustaa ko. rekistereiden tallentamisessa ja käytössä käytetään.
Rajoitettu määrä tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle, esimerkiksi nimitietojen ilmoittaminen hotellin tai muun majoituksen järjestäjälle majoitusvarausten hoitamista varten. Ylimääräisiä, asioiden hoitoon liittymättömiä tietoja ei välitetä näissä yhteyksissä.
Tietoja ei luovuteta muihin käyttötarkoituksiin ilman henkilön erillistä suostumusta.
8. Tietojen siirto Eu:n tai Etan ulkopuolelle
Jäsenrekisteriin tallennetut henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa Perhehoitoliiton ylläpitämässä jäsenrekisterissä, joka on tallennettu Flo Apps Oy:n FloMembers tietokantaan. Teknisistä syistä osa jäsenrekisterin jäsenille lähetettävistä sähköposteista reititetään ETA-alueen ulkopuolista sähköpostipalvelinta käyttäen. Palvelin sijaitsee Yhdysvalloissa. Teknisen palvelun toimittaja on arvioinut siirrosta aiheutuvan riskin.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen jäsensihteeri, hallituksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä tarvittaessa tapahtumien ja koulutusten vastuuhenkilöt.
Jäsenrekisterin henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa Perhehoitoliiton ylläpitämässä jäsenrekisterissä, joka on tallennettu Flo Apps Oy:n FloMembers tietokantaan. Flo Apps Oy on suojannut tiedot asianmukaisesti. Sähköisessä muodossa olevaan aineistoon pääsy on rajattu jäsensihteerille, puheenjohtajalle ja sihteerille henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla käyttäjätunnuksia ja salasanoja käyttäen.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa jäsensihteerin ja/tai puheenjohtajan kotona.
Huolehdimme, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistoa
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Yhdistys voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Tarkastuspyyntö tai tietojen korjaus-/poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Kirje osoitetaan osoitteeseen:
Paula Kuivakangas
Eemelinkuja 1, 40520 Jyväskylä
Henkilökohtaisesta tapaamisesta on sovittava etukäteen, yhteydenottopyyntö voidaan tehdä sähköpostitse osoitteeseen: kesivaperhehoitajat@gmail.com
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
-